Willkommen bei der Helpicoach Online-Hilfe! Bevor Sie beginnen, laden Sie die Anwendung herunter und öffnen Sie sie.

Apple wird Sie um einige Informationen bitten, die es Helpicoach ermöglichen zu wissen, ob Ihre Daten nach 1 Monat kostenloser Nutzung gespeichert werden sollen oder nicht. Wählen Sie zwischen monatlicher oder jährlicher Bezahlung für die Helpicoach App. Sobald Sie die erforderlichen Information eingegeben haben, können sie mit den ersten Schritten beginnen: Mit dem Anlegen von Kundenprofilen, Abonnements, etc.

Drücken Sie auf der Registerkarte „Meine Kunden“ am unteren Rand des Bildschirms auf „+“. Es gibt Pflichtfelder, die Sie zuerst ausfüllen müssen, weitere personenbezogene Daten können Sie nach Belieben zu jedem anderen Zeitpunkt eingeben.

Für das richtige Erstellen einer Rechnung ist es wichtig, dass sie korrekt auswählen, ob die Rechnung an ein Unternehmen oder eine Privatperson gehen wird. Die erforderlichen Daten inkl. UID-Nummer für Unternehmen sollten Sie von Ihrem Kunden bekommen.

Drücken Sie auf der Registerkarte „Abonnement“ auf „+“ und füllen Sie die Felder aus. Nichts könnte einfacher sein, Sie können das Abonnement einfach Ihrer Geschäftstätigkeit anpassen.

Auf der Registerkarte „Agenda“ können Sie ganz einfach die Tage und Uhrzeiten einfügen, an denen Ihre Kunden einen Termin mit Ihnen haben. Wählen Sie zuerst einen Kunden aus der zuvor angelegten Kundenliste sowie ein dazugehöriges Abonnement. Dann wählen Sie Datum und Uhrzeit im Kalender. Vergessen Sie nicht, den ausgewählten Termin zu bestätigen.

Der Helpicoach Kalender kann mit dem Kalender auf Ihrem Smartphone synchronisiert werden (iCal, Google Calendar, etc.). Zu jedem Termin erhalten Sie eine Benachrichtigung, die es Ihnen ermöglicht, den Termin direkt in den Kalender am Smartphone zu übertragen, ohne die Applikation extra öffnen zu müssen.

Daten zu Ihrer Geschäftstätigkeit als Coach sind wichtig für die korrekte Rechnungslegung und Bezahlung Ihrer Dienste. Ihre persönlichen Daten (Name, Vorname bei einem Freiberufler bzw. Name des Unternehmens) werden automatisch in Ihre Rechnung aufgenommen, ebenso Ihre bzw. die Adresse Ihres Unternehmens. Ihre private Adresse wird nicht in die Rechnung aufgenommen, außer sie stimmt mit der Rechnungsadresse überein. Sollten Sie medizinische Leistungen erbringen, wird durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens die Notizfunktion zu Kunden blockiert, um Sie und Ihre Patienten vor Datenmissbrauch oder Hacking zu schützen. Sie können die Datenschutzbestimmungen (GDPR) und allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in den Einstellungen oder bei der Registrierung einsehen.

Sobald Sie ein Kundenprofil und ein Abonnement erstellt haben, ist es einfach, die beiden miteinander zu verknüpfen. Wischen (Swipen) Sie das entsprechende Kundenfeld (Name) unter „Meine Kunden“: Es erscheinen 2 oder 3 Icons/Symbole, je nachdem, ob Sie bereits ein Abonnement mit dem Kunden verknüpft haben oder nicht. Wählen Sie das erste Icon/Symbol, dann kommen Sie zur Liste der Abonnements. Sobald Sie ein Abonnement ausgewählt haben, informiert Sie Helpicoach, dass Sie mit dem Buchen von Terminen beginnen können. Sie müssen also nur noch die Termine buchen, sobald Ihr Kunde einen Termin wahrnimmt.

Sobald ein Abonnement zu einem Kunden hinzugefügt wurde, werden Sie beim nächsten Termin benachrichtigt. Sie können den Termin vom Abonnement abbuchen, in dem Sie die Benachrichtigung bestätigen oder indem Sie den Kundennamen unter „Meine Kunden“ von rechts nach links wischen/swipen: Drücken Sie auf „+1“, um einen Termin/eine Sitzung zum entsprechenden Kunden-Abonnement zu buchen.

Solange das Abonnement aktiv und damit gültig ist, bleibt der Kreis rund um das Symbol oder Foto Ihres Kunden grün. Ist nur noch ein Termin/eine Sitzung übrig, wird der Kreise orange. Ist der Kreis rot, so wurden alle Termine im Abonnement verbraucht und das Abonnement ist somit beendet.

Der farbige Punkt im Kundenfeld zeigt verschiedene Informationen an: Bezahlt, nicht bezahlt, in bar bezahlt, etc. Sobald Sie ein Abonnement zu einem Kunden hinzugefügt haben, erscheint automatisch ein roter Punkt („nicht bezahlt“) im Kundenfeld. Sie können den Zahlungsstatus verändern, in dem Sie links am entsprechenden Kundenfeld von links nach rechts wischen, das Kreditkartensymbol wählen und dann den entsprechenden Zahlungsstatus.

Um das Kundenfeld zu bearbeiten oder Notizen hinzuzufügen, wischen Sie links am Kundenfeld von links nach rechts und wählen Sie das Symbol mit einem Stift.

Um die Abonnements des Kunden zu bearbeiten, wischen Sie links am Kundenfeld von links nach rechts. In diesem Bereich können Sie auch Rechnungen erstellen.

Wann immer Sie wollen, können Sie eine Rechnung erstellen: Zu Beginn oder während eines laufenden Abonnements. Um eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie in die jeweilige Kundendatei und dann zum Abonnement. Achten Sie darauf, dass Sie in den Einstellungen die Nummer Ihrer letzten Rechnung eingegeben haben. Das hilft Ihnen, Ihre Rechnung zu erstellen und Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Sie hilft Ihnen, Ihre Einnahmen zu überblicken, je nach Zahlungsart und ob es noch offene Abonnements gibt.

Bitte e-mailen Sie uns unter info@helpicoach.com
Wir bemühen uns, Ihre Frage so schnell wie möglich zu beantworten!